Rekayasa Perangkat Lunak

Perangkat lunak atau biasa disebut dengan software merupakan hal yang umum dimasa sekarang. Bagi pengguna hardware seperti computer, notebook, bahkan handphone setidaknya ada sebuah sistem perangkat lunak di dalamnya yang mengatur atau menjalankan agar perangkat keras bisa digunakan oleh user.

Meskipun semua orang mengetahui apa itu software, tapi tidak semua orang tahu bahwa pada sebuah sistem software dapat dilakukan perubahan di dalamnya atau direkayasa agar sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan zaman sekarang. untuk lebih mengetahui lebih jauh kita akan mencoba melakukan rekayasa perangkat lunak pada sebuah "Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru" agar sesuai dengan kebutuhan.

CURRENT SYSTEM (SISTEM YANG SEDANG BERJALAN)

Penerimaan mahasiswa baru (PMB) merupakan kegiatan tahunan yang dilakukan di setiap universitas baik itu negeri maupun swasta. Akan tetapi system PMB ini berbeda untuk setiap universitas. Di universitas negeri sendiri umumnya menggunakan system online untuk pendaftaran Seleksi Bersama Masuk Perguruan Tinggi Negeri (SBMPTN) tetapi tidak semua menggunakan system online pada saat registrasi ulangnya.

Ketika seorang calon mahasiswa telah dinyatakan lulus SBMPTN tentu dia harus melakukan registrasi ulang di universitas yang dilulusi. Pertama calon mahasiswa ini harus membayar uang SPP yang telah ditentukan. Setelah mendapat resi pembayaran dari bank, calon mahasiswa melengkapi berkas-berkas yang diminta oleh panitia PMB, antara lain: surat panggilan, kartu peserta SBMPTN, buku rapor asli dan fotocopy yang telah disahkan oleh kepala sekolah, STTB asli dan fotocopy yang telah disahkan oleh kepala sekolah, resi pembayaran SPP dari bank, sertifikat prestasi, fotocopy pembayaran listrik, pas foto uk. 3x4 cm, dan surat pernyataan.

Setelah calon mahasiswa baru melengkapi berkas selanjutnya membawa berkas tersebut ke gedung registrasi. Di sana, panitia PMB memberikan formulir data diri  dan data kesehatan yang akan diisi pada saat tes kesehatan. Setelah mengisi formulir maka calon mahasiswa menyerahkan kepada panitia PMB beserta berkas-berkas yang telah dilengkapi. Setelah itu dilakukanlah tes kesehatan yang dimulai dari mengukur tinggi badan, berat badan, tekanan darah, tes urine, tes buta warna, dan terakhir tes golongan darah.

Setelah data kesehatan dilengkapi, calon mahasiswa membawanya beserta berkas lain ke panitia PMB untuk mengambil Kartu Tanda Mahasiswa. Sementara berkas-berkas calon mahasiswa kecuali yang asli akan diambil oleh panitia PMB yang nantinya akan di input di computer dan nantinya akan di serahkan ke fakutas masing-masing calon mahasiswa.

Akan tetapi, dikarenakan calon mahasiswa masih harus mengisi formulir data diri membuat waktu yang dibutuhkan untuk 1 orang calon mahasiswa melakukan registrasi ulang menjadi cukup lama. Terlebih mereka masih harus melakukan rangkaian tes kesehatan. Meskipun ternyata untuk masing-masing fakultas telah memiliki jadwal tersendiri untuk melakukan registrasi ulang akan tetapi hal tersebut tetap akan membuat antrian panjang bagi calon mahasiswa yang lain dan ada kemungkinan membuat jadwal registrasi ulang selanjutnya dimundurkan.

Selain masalah antrian panjang, ternyata system panitia PMB yang hanya menggunakan computer untuk menginput data mahasiswa kurang mengefisienkan waktu juga memungkinkan terjadinya kesalahan penginputan data calon mahasiswa yang dilakukan oleh panitia PMB. Selain itu, ketika hanya menginput data pada saat registrasi ulang sementara proses menyusun data-data nanti dilakukan setelah registrasi ulang membuat data-data calon mahasiswa cukup lama untuk sampai ke fakultas terlebih ke jurusan masing-masing.

PROPOSED SYSTEM (USULAN SISTEM)

Agar tidak membutuhkan waktu yang lama untuk 1 orang calon mahasiswa melakukan registrasi ulang maka calon mahasiswa harus mengisi formulir data diri dan mendapatkan formulir data kesehatan sebelum ke tempat registrasi. Karena itu diperlukan system informasi mahasiswa yang dibuat oleh universitas sendiri sehingga ketika semua calon mahasiswa mengisi formulir data diri melalui system informasi, admin dapat langsung memanage atau mengatur data-data mahasiswa berdasarkan program studinya masing-masing dan mendapatkan formulir data kesehatan, sehingga ketika melakukan registrasi ulang, calon mahasiswa hanya memperlihatkan berkas kemudian tes kesehatan dan mendapatkan Kartu Tanda Mahasiswa.

Selain untuk mengisi formulir data diri yang dilakukan oleh calon mahasiswa sendiri, system informasi ini juga lebih memudahkan bagi panitia PMB. Ketika calon mahasiswa telah melengkapi datanya, panitia PMB hanya perlu mencocokkan dengan berkas yang dibawa dan menginput data kesehatan calon mahasiswa. Selain mengurangi terjadinya kesalahan penginputan data, menggunakan system informasi lebih memudahkan bagi pihak fakultas ataupun jurusan untuk melakukan tindak lanjut terhadap calon mahasiswa di fakultas atau jurusan yang bersangkutan dan waktu yang dibutuhkan bahkan tidak lebih dalam sehari.

Dalam system informasi mahasiswa ini akan kita membutuhkan jaringan web server agar calon mahasiswa dapat mengisi formulir data diri dari tempat manapun dan kapanpun. Selain itu kita gunakan admin sebagai server yang dapat diperankan oleh tata usaha untuk mengatur data mahasiswa yang masuk dan membaginya sesuai fakultas, jurusan, dan program studi masing-masing yang kemudian data-data ini dapat diakses oleh pihak tersebut dengan menggunakan jaringan web.

SYSTEM REQUIREMENT SPECIFICATION (SPESIFIKASI KEBUTUHAN SISTEM)

1. Spesifikasi Kebutuhan Fungsional

·      Penginputan data mahasiswa baru oleh calon mahasiswa baru

·      Penginputan data kesehatan oleh panitia PMB

·      Admin yang mengontrol system informasi

2. Spesifikasi Kebutuhan Fungsional

·      Data mahasiswa baru mencakup data pribadi, data orang tua, data akademik, data keorganisasian

·      Data kesehatan mahasiswa baru

3. Spesifikasi Kebutuhan Teknologi
    ·      Teknologi web-server

Nah, setelah kita mengetahui sistem yang berjalan dan usulan sistem yang ingin kita tujukan serta spesifikasi yang dibutuhkan sistem selanjutnya kita akan membuat rancangan sistem dengan DFD dan UML yang akan kita bahas pada postingan berikutnya. jadi ditunggu ya.. :)

Posted in: Sistem Basis Data